Fünf Tage Vorbereitung für 38’512 Gäste. Was passiert im Eventcatering zwischen Zusage und Anpfiff?

Fünf Tage Vorlauf. 38’512 Zuschauer. 270 Mitarbeitende. Beim Spiel des FC Basel gegen den FC Barcelona blieb für die Vorbereitung wenig Zeit. Was passiert im Eventcatering zwischen Zusage und Anpfiff?

Am 16. August empfing der FC Basel den FC Barcelona im ausverkauften St. Jakob-Park. Für uns begann damit ein Countdown: fünf Tage für die operative Vorbereitung des Caterings.

Dabei geht es nicht nur ums Kochen.

Zuerst müssen Mengen berechnet und Waren disponiert werden. Parallel entstehen Produktionspläne und Personaleinsätze. Lieferungen müssen zum richtigen Zeitpunkt eintreffen, die einzelnen Verkaufsstellen bestückt und die Abläufe zwischen Produktionsküche, Logistik, Public Catering und Hospitality abgestimmt werden.

270 Mitarbeitende für einen Matchday

Am Spieltag waren 270 Mitarbeitende im Einsatz. Wir betrieben sämtliche Food-Stände im Stadion. Gleichzeitig bereiteten unsere Teams die Hospitality-Bereiche vor: Mehr als 100 Tische wurden für rund 700 VIP-Gäste eingedeckt.

Gerade bei einem kurzfristig angesetzten Grossanlass greifen viele Prozesse ineinander. Eine verspätete Lieferung wirkt sich auf die Produktion aus. Eine geänderte Menge auf Einkauf und Logistik. Ein fehlender Mitarbeitender auf den Einsatzplan.

Fünf Tage Vorbereitung bedeuten deshalb vor allem: Entscheidungen treffen, während an vielen Stellen gleichzeitig gearbeitet wird.

Wenn am Ende wenig davon zu sehen ist

Für Gäste zählt am Matchday etwas anderes. Der Stand ist offen. Das Essen steht bereit. Im VIP-Bereich beginnt der Service pünktlich.

Genau darin liegt ein wesentlicher Teil von Eventcatering: Komplexität gehört hinter die Kulissen.

Auch wenn dafür manchmal nur fünf Tage bleiben.